Почему появляется этот вопрос? Дело ведь не в том, что нет времени. Да, конечно, мы все заняты, но люди всегда находят время для того, что им действительно хочется. Однаком многих состояние подготовки напрягает и раздражает. Ищите не время, а мотивацию.  Ищите тот аспект темы, который сильно вдохновляет вас самих. Спросите себя, почему вам хочется сделать эту презентацию. Внимание: не почему надо, а почему хочется. Тогда и затраты времени на подготовку будут восприниматься иначе. 

За счет чего время подготовки можно сократить:

1. Не совершайте действий, которые его сжирают без результата. Не пишите речь. Не начинайте делать слайды, пока не продумали структуру презентации. Это два самых бессмысленных действия, которые ведут в тупик. О них чуть ниже.
2. Используйте правильную последовательность шагов при подготовке. 
3. Не пытайтесь подготовить презентацию за 1 заход, разбейте на несколько раундов.

ЛОЖНОЕ ДЕЙСТВИЕ 1. ПИСАТЬ ТЕКСТ РЕЧИ

Представим ситуацию: заданы тема и  время презентации. Как большинство людей начинают подготовку? Берут пачку бумаги и начинают писать длинную речь, используя сложносочиненные предложения. Перечеркивают фразы, исправляют, вписывают новые мысли между строк и т.д. Вы пишите лист за листом, тратятся часы, а ощущения удачно подготовленного материала все нет и нет.

Не пишите всю речь целиком. Да, вы называете это тезисами, но давайте будем честны: это просто длинный текст со множеством исправлений и вставок. Почему в нем нет смысла? Потому что вы тратите на него уйму времени, а потом все равно его не используете. Структура построения фраз в письменной речи отличается от устной. Когда мы пытаемся рассказывать то, что написали, мозг раздваивается. В итоге мы либо забываем о конспекте, либо его зачитываем. И то и другое неэффективно.

ЛОЖНОЕ ДЕЙСТВИЕ 2. НАЧИНАТЬ ПОДГОТОВКУ СО СЛАЙДОВ

Другая ложная версия: открывается PowerPoint (или иной редактор для создания слайдов) и также хаотично мысли заносятся, но уже не на бумагу, а на слайды. Кажется, что порядка больше, но по большому счету разницы нет. Слайды в данном случае представляют собой лишь электронную копию хаотичного черновика. Потом часто видим, как в ходе презентации выступающий с удивлением читает то, что он напечатал на слайдах.

Если вы начинаете с написания речи или слайдов, то вы начинаете с четвертого этапа, а значит вынуждены будете все равно вернуться к первому, если не хотите провалить презентацию. И после такого возврата все, что вы готовили до этого, уже оказывается ненужным.

КАКИЕ ШАГИ ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ УВЕЛИЧИВАЮТ ЭФФЕКТИВНОСТЬ?
 

Шаг 1. Формулировка замысла презентации. Что в него входит? Мы делаем выступления не для себя. Мы хотим заинтересовать людей и что-то получить от них. Поэтому главные вопросы на этапе замысла об этих людях: Кто моя аудитория? Что они знают о теме? Как они относятся к теме? Чем они живут, что им интересно услышать? Дальше нужно это связать с тем, что я хочу предложить. Следующая группа вопросов:  С какой темой я обращаюсь к ним и что я хочу от них в результате? Как их интересы соотносятся с моей целью? Ответы на эти вопросы дадут возможность решить, что включать в свою презентацию, в каком стиле ее проводить, на чем делать акцент, с чего начинать и т.п.

Шаг 2. Разработка структуры. Нарисуйте от 3 до 5 ключевых мыслей, которые вы стремитесь заложить в головы людей. Я не оговорилась: не запишите, а нарисуйте. Конспект нужен, но этот конспект должен быть выполнен в виде наглядной схемы, содержать только опорные слова и умещаться на одной странице.  

Шаг 3. Выбор креативных способов подачи. В зависимости от замысла мы выбираем,  будем ли использовать какие-то креативные приемы. Здесь время требуется не столько на подготовку, сколько на придумывание. А тут-то и наступает самое интересное. Если вы живете в режиме «когда нужно – еще вчера», сидите за столом и заставляете себя придумать что-то креативное, как правило, это не получается, сколько бы часов вы на это не потратили. Такие идеи приходят не по расписанию, а когда вы занимаетесь другими делами. Надо лишь успеть их записать, чтобы не забылись. А уж если идея появилась, чисто технически ее обработать и подготовить нужные детали уже не так сложно.

Шаг 4. Подготовка слайдов и других визуальных средств. Вот мы добрались и до них. Если вы начнете подготовку слайдов только на этом этапе, то заметите, что вам для иллюстрации рассказа, оказывается, нужно сделать не 40 слайдов, а всего 5-7, а это уже существенная экономия времени. Вообще далеко не все презентации требуют слайдов. 

Шаг 5. Репетиция. Ее слишком недооценивают. Опять вопрос времени. Но несколько часов сидения за компьютером перед слайдами могут ничего не дать, а одна репетиция за 20 минут покажет все пробелы. Только проговаривать выступление нужно обязательно вслух. Когда мы прокручиваем презентацию в уме, нам кажется, что все гладко. Когда начинаем озвучивать, то вдруг обнаруживаем, что путаемся в словах.

ЛОЖНОЕ ДЕЙСТВИЕ 3. ПЫТАТЬСЯ СДЕЛАТЬ ВСЕ ЗА 1 ЗАХОД

Не пытайтесь подготовить презентацию за 1 заход. Если вы пытаетесь все сделать за один вечер, то мозг обычно подводит: он никак не хочет выдавать ничего существенного. И человек начинает раздражаться. Разбейте подготовку на несколько раундов.

Набросать замысел и черновой вариант структуры презентации, используя схемы, можно за 1 час. В идеале должно получиться: одна схема описывает замысел, а вторая показывает структуру. То есть всего 2 листа. Потом сделайте перерыв. Ваш мозг отдохнет и через день с большей охотой включиться в работу.

Через день потратьте еще 1 час, чтобы проговорить рассказ вслух. Еще раз подчеркну - не пишите речь, просто расскажите сами себе вслух. Сразу же услышите, что стоит скорректировать. День третий - еще 1 час, чтобы подготовить примеры, визуальные картинки и пр. Три часа в сумме - много это или мало? Для несложных презентаций этого может оказаться достаточно. На моих курсах по технике публичных выступлений участники за пару часов готовят вполне рабочие версии версии, которые потом можно дошлифовать.

Сколько часов нужно готовиться в жизни - решать вам. Готовиться нужно до того момента, пока не почувствуете себя комфортно. Волшебной палочки не существует. Вам не удастся подготовить хорошую презентацию за 10 минут. Но перечисленные приемы и подходы позволят сократить время или перераспределить его, при тех же временных затратах получить больший эффект.

Бывают ли презентации более важные и менее важные? Или иногда еще используют выражение: «У меня ответственная презентация». Встречный вопрос: а что есть безответственные презентации? Есть, кончено, объективные параметры. Скорее всего, презентация на конференции на 5000 человек с телетрансляцией будет восприниматься серьезнее по сравнению с еженедельным совещанием отдела из трех человек. Но не стоит мыслить стереотипно. Не недооценивайте простые презентации. У каждой презентации своя цель.

Давайте для сравнения представим себе спортсмена. Самый главный старт жизни для него – это Олимпийские игры. Но ведь есть еще чемпионаты страны, Европы, различные этапы кубка мира, локальные состязания и т.п. И локальное соревнование оказывается порой весьма серьезным, потому что позволяет заявить о себе, вернуться в строй после травмы, опробовать новую технику или отобраться на более крупные соревнования.

Готовьте любую презентацию как важную. Ваши менее важные презентации – это опыт, без которого не сделать серьезную презентацию. Разумеется, глубина подготовки должна соответствовать мероприятию. При подготовке особо ответственной презентации есть 3 отличия:

1. Репетируйте много раз, очень много раз, корректируйте и репетируйте снова.
2. Найдите помощника-наставника. В конце концов, ни одному спортсмену не приходит в голову готовиться к Олимпийским играм без помощи тренера.
3. Опробуйте подготовленный вариант презентации сначала на более простой аудитории, чтобы понять, какие вопросы задают, что не учли.

Да, есть. Всего 3 ингредиента. Любите то, что делаете и о чем рассказываете. Используйте проверенные методики подготовки выступления. Всегда репетируйте.
 

Автор статьи: Светлана Королева

При перепечатке статьи активная ссылка на сайт www.bespeaker.ru обязательна.

Похожие статьи:

Как записывать видео своих презентаций для анализа.

Какой способ освоения техники презентации лучше.